İK Yazılımı Nedir? İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

15 Mayıs 2023

İK Yazılımı Nedir? İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?​

Yazar Civan Güneş, Kategori Çalışma Hayatı, Teknoloji


İnsan Kaynakları yazılımı, bir organizasyonun günlük insan kaynakları süreçlerini ve genel İK hedeflerini yönetmek ve optimize etmek için geliştirilmiş dijital bir çözümdür. İK yazılımı, İnsan kaynakları çalışanları ve yöneticilerinin zaman ve kaynaklarını daha üretken kullanmalarını ve geleceğe yönelik hedeflerine odaklanarak gelişim sağlamalarını mümkün kılar.
15 Mayıs 2023

İK Yazılımı Nedir? İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?​

Yazar Civan Güneş, Kategori Çalışma Hayatı, Teknoloji


İnsan Kaynakları yazılımı, bir organizasyonun günlük insan kaynakları süreçlerini ve genel İK hedeflerini yönetmek ve optimize etmek için geliştirilmiş dijital bir çözümdür. İK yazılımı, İnsan kaynakları çalışanları ve yöneticilerinin zaman ve kaynaklarını daha üretken kullanmalarını ve geleceğe yönelik hedeflerine odaklanarak gelişim sağlamalarını mümkün kılar.

İnsan Kaynakları yazılımı teknolojisi, bilgisayarların 1970'lerde insan sermayesi verilerini yönetmek için ilk kez kullanılmasından bu yana uzun bir yol kat etti. İK sistemleri, 1980'lerde kurumsal şirketler için daha yaygın hâle geldi ve 1990'larda web tabanlı yazılımların gelişimi ile İK yazılımlarında yeni bir döneme girildi. Günümüzde dijital dönüşüm çalışmalarının ivme kazanması ile İK Sistemleri; bulut tabanlı, self-servis yapıları ile diğer veri yönetimi programlarına kolayca entegre edilerek kuruluşların ihtiyaçlarına, hedeflerine ve bütçelerine göre yüksek oranda özelleştirilebilecek kapasitededir.

İnsan Kaynakları Yazılımı Kullanmanın Avantajları Nelerdir?​

İnsan Kaynakları yazılımının faydaları, yazılımın türüne, teknolojisine, entegrasyon kabiliyetine ve şirketin özelliklerine bağlı olarak büyük ölçüde değişmektedir. Tüm İK süreçlerini kapsayan ve şirketinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş bir yazılım çözümünün bazı temel avantajları şunlardır:

1. Bordro Yönetimi
   Bordro yönetimi, organizasyonların finansal istikrarında ve sürdürülebilir başarısında rol oynayan önemli bir alandır. Bordro sürecinin doğru yönetilememesi, kuruluşlar için itibar kaybına ve çalışanlar için de motivasyon düşüklüğüne sebep olabilir. Günümüzde bordro sistemleri; İK süreçlerinin çalışma prensipleri ve modellerine ayak uydurmak zorunda oldukları için bordro hesaplama deneyimini kolaylaştıran, hata riskini minimuma indiren ve daha üstün teknolojileri barındıracak şekilde gelişmeye başladılar. Bordro süreçleri; hibrit çalışma, esnek çalışma gibi yeni iş modelleri ve sık değişen mevzuatlar ile giderek daha karmaşık hâle gelirken, yüksek teknoloji ürünü yazılımlar bordro yönetimini kolaylaştırarak, zamandan ve maliyetten tasarruf sağladılar.
   
   
2. Self Servis Uygulamalar
   Self servis uygulamalar, çalışanların insan kaynakları süreçlerine online olarak katılımını sağlamaktadır. Çalışanlara maaş bordrolarını görüntüleme, izin talebinde bulunma, performans değerlendirme ve zaman takibi gibi süreçlere katılım olanağı sağlarken, işletmelere zamandan ve maliyetten tasarruf etme imkânı sunar. Self servis uygulamalar ayrıca çalışanlar ve yönetim arasındaki iletişimi geliştirmeye yardımcı olarak organizasyon içindeki özerkliği de artırır. Buna ek olarak, çalışanların kendileri ile ilgili İK süreçleri üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarını sağladığı için çalışan memnuniyetini ve bağlılığını da arttırır.

1. İzin Yönetimi
   İnsan Kaynakları birimlerinin, çalışanların mesai ve izin yönetimini online sistemler olmadan yürütmeye çalışmaları, çakışan ve önceden kullanılan izinlerin takibini zorlaştırmaktadır. Özellikle birden fazla iş yerine sahip olan kuruluşların farklı vardiyaları yönetmesi karmaşık bir süreçtir. Çalışanların vardiyalarını, mesailerini, fazla mesailerini, izin, hastalık gibi yokluk hâllerini gerçek zamanlı olarak takip etmek İnsan Kaynakları yazılımlarının temel işlevlerindendir ve İK birimlerine büyük kolaylık sağlar. İzin yönetimi ile sistem kullanıcıları ve yöneticiler arasında idari, mazeret ve yıllık izin talebi ve onayı ilişkisi kurulur ve bu süreç online olarak yönetilir.

1. Performans Yönetimi
   İnsan kaynakları yazılımları performans yönetim sistemleri ile kuruluşlara pek çok fayda sağlar. İlk olarak, çalışan gelişimine yapılandırılmış bir yaklaşım sağlayarak, net ve ölçülebilir performans hedeflerinin belirlenmesine ve izlenmesine olanak tanır. Çalışanlar, yaptıkları işin kuruluşun hedeflerine nasıl katkıda bulunduğunu açıkça görebildikleri için bu durum çalışanların katılımını ve motivasyonunu artırır. Yöneticiler, bir performans yönetim sistemi kullanarak, ekip üyelerine düzenli geri bildirim sağlayabilir, iyileştirmeye ihtiyaç duyulan alanları ele alabilir ve etkili performansları ölçümleyebilirler. Performans yönetim sistemleri, sürekli iyileştirme kültürünün geliştirilmesine yardımcı olabilir, bu da kuruluş için artan üretkenliğe ve genel başarıya yol açar.

Ek olarak, performans yönetim sistemleri, yüksek performanslı çalışanların yanı sıra ek desteğe veya eğitime ihtiyaç duyanların belirlenmesine yardımcı olabilir. Kuruluşlar, çalışan performansını izlemek için merkezi bir sisteme sahip olarak terfiler, kariyer gelişimi ve eğitim fırsatları hakkında bilinçli kararlar alabilir. Genel olarak, insan kaynakları yazılımında bir performans yönetim sistemi uygulamak, çalışan memnuniyeti ile üretkenliğin artmasına ve bir bütün olarak kuruluş için gelişime olanak tanır.

İK Yazılımı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?​

Günümüz iş dünyasında insan kaynakları yazılımı, İK operasyonlarını optimize etmek isteyen kuruluşlar için çok önemli bir araç olarak ortaya çıkmıştır. Süreçleri otomatikleştiren, idari yükleri azaltan ve verimliliği artıran İK yazılımı, İK profesyonellerinin stratejik girişimlere odaklanmalarını sağlayarak gelişimi ve ilerlemeyi sağlar. İK biriminin, yüksek kalibreli ve yetkin bir işgücünü beslemekten, çalışanların uzun vadede katkıda bulunmalarını sağlamak için mevcut kaynakları yönetmeye kadar pek çok görevi vardır. Tüm bu görevlerle başa çıkmak ancak etkin bir İK yazılımı ile mümkündür. İnsan Kaynakları, geleneksel İK faaliyetleri ile yürütülürse, insan kaynaklarının yönetimine stratejik olarak katkıda bulunmaktan ziyade operasyonel görevlere daha fazla zaman harcanmak zorunda kalınır. Bu nedenle İK yazılımına yatırım yapmak, İK ekibinizin çabalarını organize etmesine yardımcı olacaktır.
İşletmeniz için doğru insan kaynakları yazılımını seçmek için karar verirken, yazılımın işlevselliğini ve genel değerini etkileyecek çeşitli faktörleri göz önünde bulundurmak önemlidir. İK yazılımını seçerken akılda tutulması gereken bazı noktalar şunlardır:

• Entegrasyon Yeteneği
  İK yazılımı seçerken dikkat edilmesi gereken en önemli konulardan biri entegrasyon kabiliyetidir. Entegrasyon, kuruluşların farklı sistem ve uygulamaları sorunsuz bir şekilde birbirine bağlamasına, farklı platformlar arasında veri paylaşımına ve iletişimine olanak tanır. Günümüzde organizasyonlar; muhasebe, proje yönetimi yazılımlarını veya CRM gibi sistemleri iş süreçlerinde kullanıyorlar. Bu nedenle, herhangi bir veri tutarsızlığını veya hatasını önlemek için İK yazılımının bu sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre olabilmesi önemlidir. Entegrasyon yeteneği; süreçleri kolaylaştırmaya, zamandan ve maliyetten tasarruf etmeye ayrıca idari işleri de azaltmaya yardımcı olacaktır.
• intomedya.com